Projektkoordinator*in (w/m/d) – Projektkoordination für das KI:Expertisezentrum.nrw

Unser Profil

Das Center für Lehr- und Lernservices (CLS) ist der Partner rund um die Lehre an der RWTH Aachen University. Im CLS entwickeln wir gemeinsam Lösungen zur Verbesserung des Lehrens, Lernens und Prüfens. Im Mittelpunkt steht dabei auch der Einsatz von generativer Künstlicher Intelligenz (KI) zur Unterstützung unserer Lehrenden und Studierenden.

Das Konsortialprojekt „KI:Expertisezentrum.nrw“, gefördert durch das Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes NRW, bündelt die drei bisherigen KI-Projekte KI:edu.nrw, KI:connect.nrw und OpenSource-KI.nrw. Ziel ist es, die digitale Souveränität der Hochschulen im Bereich generativer KI zu stärken, Synergieeffekte zu heben und NRW als Vorbild beim sinnvollen Einsatz von KI in der Hochschulbildung weiterzuentwickeln. Das Projekt arbeitet in den drei Handlungsfeldern Kompetenz, Inferenz und Apps. Die RWTH Aachen übernimmt im KI:Expertisezentrum die Verantwortung für das Handlungsfeld Apps. Hier werden die Entwicklung und der Betrieb von KI-Anwendungen für alle NRW-Hochschulen verantwortet, allen voran die NRW-eigene Oberfläche „KI:connect“. Die ausgeschriebene Stelle ist im CLS angesiedelt und verbindet die Öffentlichkeitsarbeit und Wissenschaftskommunikation für das Handlungsfeld Apps mit der organisatorischen und administrativen Unterstützung der Projektkoordination am Standort RWTH.

Wir leben im CLS eine wertschätzende, integrative, respektvolle und innovationsfördernde Arbeits- und Kommunikationskultur. Enger abteilungsübergreifender Austausch, kurze, digitale Kommunikationswege, gegenseitige Unterstützung und flexible Arbeitsbedingungen mit mobilen Arbeitsmodellen sind für uns selbstverständliche Grundlagen.

Ihr Profil

• Sie haben ein Hochschulstudium mit dem Abschluss Master oder einem vergleichbaren Abschluss erfolgreich absolviert.
• Sie verfügen über umfangreiche Erfahrungen in der Planung, Organisation, Koordination und Durchführung wissenschaftlicher Projekte, optimalerweise mit Bezug zur digitalen Transformation oder zum Einsatz von KI in Bildungskontexten.
• Sie konnten umfangreiche Erfahrungen in der Durchführung von Drittmittelprojekten sammeln, insbesondere mit interdisziplinären Teams.
• Sie haben Kompetenzen in der einrichtungsübergreifenden Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern.
• Sie haben die Fähigkeit, sich schnell in komplexe Sachverhalte und Umfelder einzuarbeiten.
• Sie sind offen für die Kombination von wissenschaftlicher und serviceorientierter Arbeit.
• Sie bringen Interesse an und idealerweise Kenntnisse zu generativer KI sowie deren Einsatz in Hochschule und Bildung mit.
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Ihre Aufgaben

• Agiles Projektmanagement: Sie koordinieren das Teilprojekt Apps am Standort RWTH auf Basis agiler Projektmanagementmethoden, entwickeln passende Prozesse für das Onboarding aller Projektbeteiligten und sorgen für ein laufendes Monitoring zur Sicherstellung der Projektziele auf allen Ebenen.
• Projektkoordination und Reporting: Sie koordinieren mit Unterstützung durch die Projektassistenz die Aktivitäten am Standort RWTH durch effektives Ressourcen- und Risikomanagement sowie regelmäßige Kommunikation und Reporting der Projektergebnisse gegenüber allen Stakeholdern, insbesondere dem Konsortialführer (Ruhr Universität Bochum) und dem Zuwendungsgeber. Dazu zählen das regelmäßige Berichtswesen und die Dokumentation sowie die Koordination von Vertrags- und Partnerschaftsangelegenheiten mit Hochschulen und externen Kooperationspartnern.
• Administrative Tätigkeiten: Sie organisieren und begleiten mit Unterstützung durch die Projektassistenz regelmäßige Meetings wie Jour Fixes, Projekttreffen und Konsortialtreffen und gewährleisten dabei die notwendige Infrastruktur für effizientes gemeinsames digitales Arbeiten im Verbund.
• Stakeholder-Betreuung: Sie betreuen die projektbezogenen Gremien und Abstimmungsrunden am RWTH-Standort sowie innerhalb des Gesamtverbunds und stellen die inhaltliche und organisatorische Anbindung an die Projektgremien des Konsortiums sicher. Dazu zählt auch die Koordination des Pilotvorhabens zur zentralen KI-Lizenzbeschaffung für NRW-Hochschulen.
• Finanzcontrolling und Budgetüberwachung: Sie erstellen, überwachen und adaptieren in Abstimmung mit dem Projektbüro des CLS und gemeinsam mit der Projektassistenz das Projektbudget des RWTH-Anteils und unterstützen die Ausgabenplanung sowie die Mittelabrufe gegenüber dem Zuwendungsgeber.
• Networking: Sie netzwerken, organisieren und koordinieren die Arbeit mit internen und externen Partnern – insbesondere den Verbundpartnern im Konsortium sowie Hochschulen, Forschungseinrichtungen und weiteren Akteuren im KI-Ökosystem NRW – und pflegen die Zusammenarbeit mit bestehenden Netzwerken wie KI.NRW, dem Hochschulforum Digitalisierung und dem KI-Campus.