Stundensatz als Freelancer berechnen: So kalkulierst du fair bearbeiten

Die Frage nach dem Stundensatz kommt meistens im schlechtesten Moment: am Telefon, im ersten Kennenlerngespräch, zwischen Tür und Angel. Wer vorher nicht gerechnet hat, nennt eine Zahl, die sich „okay anfühlt", und merkt drei Monate später, dass davon nichts übrig bleibt.

Dieser Beitrag zeigt dir, wie du deinen Stundensatz sauber kalkulierst, statt ihn zu raten. Mit einer Formel, die du einmal aufsetzt und danach jedes Jahr aktualisierst.

Warum die meisten Freelancer zu wenig verlangen

Der häufigste Fehler: das letzte Bruttogehalt durch die Monatsstunden teilen und das Ergebnis als Stundensatz nehmen. Bei 4.000 Euro brutto und 160 Stunden wären das 25 Euro. Klingt nach einer Zahl, ist aber keine Kalkulation.

Als Angestellte oder Angestellter zahlt dein Arbeitgeber Krankenversicherung, Rentenversicherung, Büroausstattung, Software-Lizenzen, Urlaubs- und Krankheitstage. All das trägst du als Freelancer selbst. Wer den Angestellten-Stundenlohn als Freelancer-Stundensatz übernimmt, arbeitet unter Wert, ohne es zu merken.

Die Formel: vom Zieleinkommen zum Stundensatz

Die Rechnung funktioniert rückwärts. Du startest beim Jahresbetrag, den du netto auf dem Konto haben willst, und rechnest alles drauf, was vorher abgehen wird.

Schritt 1: Zieleinkommen festlegen. Was willst du netto im Jahr verdienen? Nicht, was du „verdienen müsstest", sondern was du tatsächlich brauchst. Miete, Lebensmittel, Freizeit, Rücklagen. Beispiel: 36.000 Euro netto pro Jahr, also 3.000 Euro im Monat.

Schritt 2: Betriebskosten addieren. Software, Hardware, Coworking oder Homeoffice-Pauschale, Telefon, Haftpflichtversicherung, Steuerberatung, Weiterbildung. Je nach Situation sind das 3.000 bis 10.000 Euro im Jahr.

Schritt 3: Vorsorge einplanen. Krankenversicherung (ca. 5.000 bis 10.000 Euro/Jahr), Altersvorsorge (Faustregel: 15 bis 20 Prozent vom Zieleinkommen), Berufsunfähigkeitsversicherung. Zusammen oft 10.000 bis 18.000 Euro im Jahr.

Schritt 4: Steuern berücksichtigen. Einkommensteuer, Solidaritätszuschlag, ggf. Gewerbesteuer. Für eine grobe Kalkulation: plane 30 Prozent auf das Zieleinkommen plus Vorsorge und Betriebskosten.

Schritt 5: Jahresbedarf ermitteln. In unserem Beispiel: 36.000 (Einkommen) + 6.000 (Betriebskosten) + 13.000 (Vorsorge) = 55.000 Euro. Plus 30 Prozent Steuerpuffer ergibt rund 71.500 Euro Bruttojahresumsatz.

Diesen Betrag teilst du durch deine fakturierbaren Stunden (dazu gleich mehr). Das Ergebnis ist dein Mindeststundensatz.

Fakturierbare Stunden realistisch schätzen

Das ist der Punkt, an dem die meisten Kalkulationen auseinanderfallen. Ein Jahr hat 365 Tage, aber fakturierbar davon sind deutlich weniger, als du denkst.

Rechnung: 365 Tage minus 104 Wochenenden minus 10 Feiertage minus 25 Urlaubstage minus 10 Krankheitstage = 216 Arbeitstage. Davon gehen nochmal 20 bis 30 Prozent für Akquise, Buchhaltung, Angebote schreiben und Administration drauf. Bleiben rund 150 bis 170 fakturierbare Tage, also 1.200 bis 1.360 Stunden.

Für die Kalkulation ist es sicherer, mit 1.200 Stunden zu rechnen, nicht mit 1.360. Im Beispiel oben: 71.500 Euro geteilt durch 1.200 Stunden = rund 60 Euro pro Stunde. Das wäre der Mindeststundensatz, nicht der Wunschpreis.

Stundensätze in der Kreativbranche 2026

Die Bandbreiten sind groß und hängen von Disziplin, Erfahrung und Region ab. Hier eine Orientierung auf Basis aktueller Marktdaten:

Design (Grafik, UI/UX, Brand): Berufseinsteiger liegen bei 50 bis 75 Euro, Midlevel bei 75 bis 110 Euro, Seniors bei 110 bis 150 Euro. Strategische Beratung und Art Direction können darüber liegen.

Entwicklung (Frontend, Backend, Fullstack): Einstieg ab 60 bis 80 Euro, Midlevel 80 bis 120 Euro, Senior 120 bis 160 Euro. Spezialisierungen wie DevOps oder Mobile verschieben die Spanne nach oben.

Konzept und Text: Texter und Konzepter starten bei 50 bis 70 Euro, erfahrene Strateginnen und Strategen liegen bei 90 bis 130 Euro.

Regionale Unterschiede gibt es, aber sie schrumpfen. Remote-Arbeit hat die Preisspanne in den letzten Jahren angeglichen. Trotzdem: in München und Zürich werden höhere Sätze akzeptiert als in kleineren Städten.

Tagessatz oder Stundensatz?

Beide Modelle haben Vor- und Nachteile. Der Stundensatz ist transparent und funktioniert gut bei Projekten mit unklarem Umfang. Der Tagessatz (üblicherweise 8 Stunden) gibt dem Kunden Planungssicherheit und dir weniger Dokumentationsaufwand.

In der Kreativbranche ist der Tagessatz verbreiteter, besonders bei Agenturen. Wenn du dich bei Agenturen auf Netz & Werke umschaust, wirst du merken, dass viele mit Tagessätzen arbeiten. Umrechnung: Stundensatz mal 8 ergibt den Tagessatz.

Eine dritte Option sind Projektpauschalen. Die funktionieren dann, wenn du den Aufwand gut einschätzen kannst. Für wiederkehrende Leistungen (Monatsreport, Social-Media-Paket, Wartung) sind Pauschalen oft besser als Stundenabrechnungen, weil du mit wachsender Routine schneller wirst, aber nicht weniger verdienst.

Den Stundensatz kommunizieren

Den Stundensatz zu berechnen ist der einfache Teil. Ihn auszusprechen ist schwieriger.

Drei Grundregeln, die helfen: Erstens, nenne den Satz ohne Rechtfertigung. „Mein Stundensatz liegt bei 75 Euro netto" ist ein vollständiger Satz. Zweitens, rechne dem Kunden nicht vor, wie du auf die Zahl kommst. Deine Miete ist nicht sein Problem, deine Leistung ist sein Nutzen. Drittens, reagiere auf „zu teuer" nicht mit einem sofortigen Rabatt. Frag stattdessen, welches Budget zur Verfügung steht, und biete an, den Leistungsumfang anzupassen.

Es gibt Aufträge, bei denen ein niedrigerer Satz strategisch sinnvoll ist: ein Portfolio-Projekt, ein langfristiger Rahmenvertrag, eine gemeinnützige Organisation. Aber das sollte eine bewusste Entscheidung sein, keine Panikreaktion auf Preisdruck.

Und: erhöhe deinen Stundensatz regelmäßig. Einmal im Jahr ist das Minimum. Deine Kosten steigen, deine Erfahrung wächst, und Kunden, die jedes Jahr den gleichen Satz erwarten, unterschätzen deine Entwicklung.

Wenn du gerade nach Jobs in der Kreativbranche suchst, achte bei den Ausschreibungen auf die genannten Budgets. Sie geben dir eine gute Orientierung, was der Markt aktuell für deine Disziplin zahlt.